Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Kai Oey Memorial Association Ry, 3376457-6, jäljempänä ”Yhdistys”.
Sähköposti: oeymemorial@gmail.com
Yhteyshenkilöt:
Kotisivujen ylläpito ja jäsenlaskutus: Minna Oey, hallituksen jäsen.
Muut asiat: Jaakko Lehto, hallituksen puheenjohtaja.
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien yhteystietoja. Varsinaisia henkilötietoja ei kerätä.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen yhteystietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- Rekisteröidyn kotipaikka
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite
- Rekisteröidyn puhelinnumero
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään vain Rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Jokaisella Rekisteröidyllä jäsenellä on vastuu oman henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan asianmukaisesta suojaamisesta, ja siitä että niitä ei luovuteta muiden käyttöön.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille Yhdistyksen toimesta.
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat
Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen
täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn
suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen
tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen
käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset
tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse
toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee
kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja
käsittely suoritetaan automaattisesti
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
9. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
10. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä yhdistyksen hallitukselle osoitteeseen oeymemorial@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Kai Oey Memorial Associaton ry
Jaakko Lehto, hallituksen puheenjohtaja
Peltovuorentie 23 A 2
01690 Vantaa
11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 16.9.2023.